Учет программного обеспечения

Что такое нематериальные активы (НМА)?

И в бухгалтерском, и в налоговом учете к ним относят исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности человека. Тем не менее перечень имущества, которое может быть отражено в составе НМА, по правилам налогового и бухгалтерского учета, различается.

Так, например, исключительные права на программы для ЭВМ стоимостью до 10 тысяч рублей в бухучете отражаются в составе нематериальных активов (п. 4 ПБУ 14/2000), в то время как в налоговом – к НМА не относятся. Таким образом, амортизацию на такое «добро» уже не начислишь. Зато приняв их в качестве текущих затрат, можно значительно снизить базу по налогу на прибыль. Требования к таким затратам для признания их расходами, снижающими налогооблагаемую базу по прибыли, прежние: экономическая обоснованность и документальная подтвержденность (п. 1 ст. 252 НК).

Данный критерий применяется не только к расходам, но и для признания активов нематериальными (п. 3 ст. 257 НК РФ). Например, расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, не законченные и документально не оформленные, не признаются НМА как в одном, так и в другом учетах (п. 2 ПБУ 14/2000 и п. 3 ст. 257 НК). Противоположная ситуация складывается, если фирма имеет исключительные права:

– на изобретение (промышленный образец, полезную модель);
– на топологии интегральных микросхем;
– на товарный знак (знак обслуживания, наименование места происхождения товаров, название фирмы);
– на селекционные достижения.

Владение ноу-хау, секретной формулой (процессом), информацией о промышленном, коммерческом или научном опыте не относится к нематериальным активам бухучета и тем не менее учитывается в составе оных в налоговом (п. 2 ПБУ 14/2000 и п. 3 ст. 257 НК). Деловая же репутация фирмы и организационные расходы, признанные вкладом в уставный капитал фирмы, наоборот, в состав НМА в бухучете входят, а в налоговом – нет.

Документально обоснованный актив

Как известно, НМА не имеет материально-вещественной структуры, однако иметь документ, подтверждающий исключительное право вашей фирмы на этот актив, необходимо. Данное требование относится как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету. Причем в том случае, когда ваша фирма сама создала НМА, и в случае когда он приобретен, документы нужны разные.

Так, договор и исключительная лицензия понадобятся вам при приобретении прав на изобретение (промышленный образец, полезную модель) и прав на селекционные достижения. Если же данные НМА созданы в вашей организации, необходим патент, выданный Роспатентом, в первом случае; и патент, выданный Государственной комиссией РФ по испытанию и охране селекционных достижений, во втором.

Договор и первичные документы, подтверждающие передачу НМА, пригодятся при приобретении исключительных прав:

– на программы для ЭВМ или базы данных;
– на топологии интегральных микросхем;
– на товарный знак (знак обслуживания, наименование места происхождения товаров, название фирмы).

Если же организация сама создает данные активы, то следует иметь в наличии свидетельство о регистрации права, выданное Роспатентом, – для исключительных прав на топологии интегральных микросхем и товарного знака; и акт ввода НМА в эксплуатацию или свидетельство о регистрации права на данный НМА, получаемые в добровольном порядке, – для прав на компьютерные программы и базы данных.

Следует обратить внимание, что в состав нематериальных активов не включают компьютерные программы, на которые фирма не имеет исключительных прав, и затраты на получение лицензий на право ведения определенных видов деятельности.

Списание НМА

Как правило, заключая договор, фирма-разработчик не ограничивает срок использования справочно-правовых систем и бухгалтерских программ. Поэтому в налоговом учете стоимость правовой базы можно отразить сразу, списав их на прочие расходы (п. 1 ст. 272 НК).

В бухгалтерском учете расходы на установку можно отражать двумя способами:

– отнести стоимость правовой базы на расходы будущих периодов и затем постепенно списывать ее на общехозяйственные расходы;
– сразу списать на общехозяйственные расходы.

Так, первый способ можно применять в случаях, если руководитель фирмы ограничил срок использования правовой системы. Второй же способ отличается своим удобством, ведь расходы на установку будут одинаково отражены в бухгалтерском и налоговом учете и вести дополнительные регистры в последнем случае не потребуется.

Для учета справочно-правовых систем и бухгалтерских программ можно ввести дополнительный забалансовый счет 012 «Нематериальные активы, приобретенные на правах пользования».

Пример 1

В мае ЗАО «Тур» приобрело справочно-правовую систему. Ее стоимость – 8850 руб. (в том числе НДС – 1350 руб.).
Директор «Тур» никаких распоряжений о сроках использования правовой системы не издавал. Поэтому ее стоимость можно сразу отнести на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Бухгалтер «Тур» сделал проводки:

Современные правовые системы, а также бухгалтерские программы необходимо постоянно обновлять.
Затраты на эту процедуру в бухгалтерском учете списываются на общехозяйственные расходы, а в налоговом – на прочие. Как правило, фирма платит за несколько обновлений вперед. Причем расходами эти суммы можно признать (как в налоговом, так и в бухгалтерском учете) только после того, как программа будет фактически обновлена.

Пример 2

В мае ЗАО «Тур» купило справочно-правовую систему (СПС).
Одновременно фирма «Тур» заплатила 9440 руб. (в том числе НДС – 1440 руб.) за обновление этой системы в течение 8 месяцев.

В мае бухгалтер ЗАО «Тур» уменьшит налогооблагаемую прибыль на 1180 руб.