Возмещение перерасхода подотчетной суммы товаром
|
- При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему расходы, связанные со служебной командировкой, порядок и размеры возмещения которых определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167, 168 ТК РФ).
При направлении работника в командировку оформляются:
Командировочное удостоверение (форма N Т-10);
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
Выдача денежных средств производится на основании Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма N Т-9).
Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Трудовым кодексом (ч. 2 ст. 166) предусмотрен следующий порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой.
Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 N 40, в течение этого же срока необходимо произвести окончательный расчет по израсходованным суммам.
- Если организация применяет УСН, то она не является плательщиком НДС (п. 2 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ). Следовательно, суммы НДС по командировочным расходам учитываются в стоимости услуг, оказанных командированному работнику. Выделенные в первичных документах суммы НДС, не принимаемые к вычету, отражаются в бухгалтерском учете с использованием или без использования (в зависимости от принятой учетной политики) счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".
Если вместо возмещения суммы перерасхода, связанной со служебной командировкой, по соглашению между организацией и работником ему передан товар, то в соответствии с действующим законодательством данная передача является предоставлением отступного (ст. 409 ГК РФ). В таком случае между организацией и работником должно быть оформлено соответствующее соглашение, и на дату передачи отступного (товара) по этому соглашению первоначальное обязательство (в нашем примере - обязательство организации по выплате суммы перерасхода) прекращается. Следовательно, задолженность организации перед работником по возмещению командировочных расходов на дату подписания сторонами соглашения об отступном не погашается, а продолжает числиться в учете до момента исполнения обязательства предоставлением отступного.
При этом для организации передача товара работнику является реализацией, по которой организация признает выручку в соответствии с п. п. 5, 6, 12 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99. Сумма выручки определяется в данном случае с учетом нормы п. 6.1 ПБУ 9/99 исходя из цены, установленной соглашением об отступном (т.е. в сумме погашаемой кредиторской задолженности).
При исчислении единого налога по УСН организация может уменьшить полученные доходы на сумму командировочных расходов (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль п. 12 ст. 264 НК РФ (абз. 1, 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ), т.е. в размере, не превышающем установленные законодательством нормы, при условии экономической обоснованности и документального подтверждения этих расходов. В соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ данные расходы должны быть фактически оплачены. При этом для целей гл. 26.2 НК РФ оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика - приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.
|
Пример |
|
Работник торговой организации, применяющей упрощенную систему налогообложения (УСН), находился в командировке с 24.10.2010 по 26.10.2010.
Под отчет работнику выдана сумма в размере 5000 руб.
Согласно представленному 30.10.2010 авансовому отчету общая сумма расходов составила 5300 руб. (включая НДС) (расходы на проезд и проживание в гостинице подтверждены документами).
По просьбе работника вместо возмещения суммы перерасхода ему 03.11.2010 передана в собственность отвертка (товар), фактическая себестоимость которой составляет 195 руб. (в том числе НДС - 29,75 руб.), а розничная цена отвертки установлена в размере 350 руб.
Как оформить передачу отвертки работнику и отразить в учете организации данные операции?
Организация ведет бухгалтерский учет в общеустановленном порядке.
Учет товаров ведется по фактической себестоимости.
В соответствии с условиями коллективного договора суточные выплачиваются из расчета 100 руб. за каждый командировочный день.
В этом примере организация выдала денежные средства под отчет в октябре 2010 г., в этом же месяце командированный работник за счет выданных средств приобретал услуги, выплата суточных произведена за дни октября. Первичные документы, подтверждающие расходы в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ, в бухгалтерию организации представлены 30.10.2010, но задолженность перед работником по перерасходу погашена в ноябре.
Исходя из приведенных норм гл. 25 и 26.2 НК РФ организация признает расходы по командировке работника (отражает их в Книге учета доходов и расходов) в два этапа:
в сумме, выданной работнику под отчет, - на дату утверждения авансового отчета (т.е. на ту же дату, что и в бухгалтерском учете),
и в сумме перерасхода (строка "Перерасход" в авансовом отчете) - на дату погашения задолженности перед работником (дату реализации отвертки).
Таким образом, в бухгалтерском учете организация отражает сумму командировочных расходов в периоде утверждения авансового отчета, несмотря на непогашенную задолженность перед работником (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99).
В данном примере сумма командировочных расходов отражена без предварительного выделения на счете 19 суммы НДС.
При передаче отвертки в счет погашения задолженности перед работником организация признает в целях налогообложения доход от реализации в сумме погашенной задолженности (п. 1 ст. 346.15, п. п. 1, 2 ст. 249, п. 1 ст. 346.17 НК РФ). При этом как стоимость отвертки (уменьшенная на сумму предъявленного поставщиком НДС), так и сумма НДС являются расходами организации, которые признаются на наиболее позднюю из дат: дату реализации отвертки или дату погашения задолженности перед поставщиком.
|
Бухгалтерские проводки
(При наведении курсора на номер счета появляется подсказка) |
| Дебет | Кредит | Сумма
(руб.) | Содержание |
| | 5 000 | Выданы из кассы денежные средства работнику на командировочные расходы.
Расходный кассовый ордер |
| Бухгалтерские записи 30.10.2010 |
| | 5 300 | Отражены расходы на командировку работника
Авансовый отчет |
| | 5 300 | Списаны командировочные расходы на продажу |
| Бухгалтерские записи 03.11.2010 |
| | 300 | Погашено обязательство по возмещению перерасхода работнику путем реализации отвертки по соглашению об отступном |
| | 195 | Списана фактическая себестоимость отвертки |
Примечание.
При осуществлении контроля за полнотой исчисления налогов налоговые органы вправе проверять правильность применения цен по сделкам лишь в случаях, определенных п. 2 ст. 40 НК РФ, в частности при отклонении более чем на 20% в сторону повышения или в сторону понижения от уровня цен, применяемых налогоплательщиком по идентичным (однородным) товарам (работам, услугам) в пределах непродолжительного периода времени (пп. 4 п. 2 ст. 40 НК РФ). В нашем примере розничная цена отвертки установлена организацией в размере 350 руб., следовательно, отклонение составляет 14% ((350 руб. - 300 руб.) / 350 руб. х 100%), т.е. не превышает указанные 20%. Следовательно, как для целей исчисления единого налога при УСН, так и для целей применения гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ установленная соглашением об отступном цена отвертки считается рыночной ценой (п. 1 ст. 40 НК РФ) и налоговые органы не вправе доначислить сумму единого налога или НДФЛ по данной сделке (п. 3 ст. 40 НК РФ).
|
|