Нормы
Разделы



Сроки хранения документов

 

Вид документа

Срок хранения

Примечание

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

По основной деятельности

Постоянно

Присланные для сведения - до минования надобности

По личному составу

75 лет

О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

 

Бухгалтерские балансы и отчеты:

сводные годовые

Постоянно

 

годовые

Постоянно

 

квартальные

5 лет

При отсутствии годовых - постоянно

месячные

1 год

При отсутствии квартальных - постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки к ним

Постоянно

 

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам

Постоянно

 

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

 

Документы (протоколы, акты, заключения)
о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

Постоянно

Квартальные - 5 лет

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 лет после снятия с учета

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

Постоянно

 

Отчеты по налогам:

Годовые

Постоянно

 

Квартальные

5 лет

При отсутствии годовых -постоянно

Месячные

1 год

При отсутствии квартальных - 5 лет

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 лет

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)
об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 лет

Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 лет

 

Отчеты об исполнении сметы расходов:

сводные годовые

Постоянно

 

годовые

Постоянно

 

квартальные

5 лет

При отсутствии годовых -постоянно

Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности:

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

5 лет

 

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,
в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)

5 лет

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

Первичные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)

5 лет

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах
между организациями

5 лет

 

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

 

 

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

 

Документы (справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 лет

 

Гарантийные письма

5 лет

 

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации

Постоянно

 

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей

Постоянно

 

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),
договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственного лица

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)
об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей

5 лет

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 лет

По учету кадров, оплаты труда
и т.п.:

Лицевые счета работников

75 лет

Положения о премировании работников

5 лет

Эти документы хранятся пять лет после замены новыми

Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;
доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

Переписка о выплате заработной платы.

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

5 лет

 

Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков

До минования надобности, но не менее 5 лет

Книги, журналы, карточки учета:

ценных бумаг

Постоянно

 

основных средств (зданий, сооружений)

5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)

приходно-расходных кассовых документов
(счетов, платежных поручений)

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

хозяйственного имущества;
вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

депонированной заработной платы

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

реализации товаров, работ, услуг,
облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

депонентов по депозитным суммам; доверенностей


5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

 

*  Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).
Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

 

 

После ликвидации организации
необходимо хранить документы не менее четырех лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

 

 

 


Copyright © Москва
Краткий Справочник Бухгалтера: сайт  КСБух
Рейтинг@Mail.ru