Кадры
Разделы
Руководство по заполнению трудовой книжки

Руководство по заполнению трудовой книжки

 

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки
на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ).

Все записи в трудовую книжку вносят чернилами синего, фиолетового или черного цвета. И без каких-либо сокращений.

 



Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора.
Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:
  1. при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
  2. при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).


Как заполнить самый первый — титульный лист книжки.

  1. Фамилию, имя и отчество работника указывается полностью.
    Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
  2. Дату рождения пишут арабскими цифрами.
    Число и месяц обозначают двузначными кодами. А год — четырехзначным кодом. Не следует писать месяц словами.
  3. Образование.
    Данные в эту строку вносят на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
  4. Профессия, специальность.
    Данные также указываются исходя из документов об образовании.
  5. Дата заполнения.
    Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не будет.
  6. Подпись владельца книжки.
    В этой графе должен расписаться сам работник.
  7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
    Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
  8. Место для печати.
    Ставится печать компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.

 

 



Всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти дней, нужно внести запись в трудовую книжку.
Это касается только основного места работы.

Прием на работу

  1. Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе».
    Здесь укажите полное наименование организации. А также сокращенное, если оно есть.
  2. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер.
    Соответственно, если это первая запись — в графе будет стоять «1».
  3. Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
  4. На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу.
    Если вы нанимаете человека в определенное структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.
  5. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию.
    Как правило, это приказ о приеме на работу.

 

 



Прием на работу по совместительству

Запись о совместительстве вносят в трудовую книжку по желанию работника.
То есть, если сотрудник сам вас об этом не просит, запись вносить не нужно. Нарушения в этом нет.
Но если работник попросил вас об этом, то внесите данные аналогично основному месту работы под следующим порядковым номером.
Запись делает именно работодатель по основному месту работы на основании заверенной копии приказа о приеме или справки с места работы по совместительству.

 

 



Перевод сотрудника в другое подразделение или на новую должность.


Если вы приняли на работу сотрудника и теперь переводите его в другой отдел или же на другую должность, то это нужно отразить в трудовой книжке.
Для этого нужно сделать запись о переводе.
  1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
  2. Дата.
    Укажите дату перевода арабскими цифрами.
  3. В графу 3 внесите запись о переводе.
    Укажите отдел и должность, на которой теперь будет трудиться работник.
  4. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника перевели на новую должность или в другое подразделение.

 

 



Увольнение


Расставаясь с сотрудником, необходимо проставить в трудовую книжку запись об увольнении.
Это нужно сделать своевременно. Так как в последний рабочий день трудовую книжку необходимо вернуть владельцу. Иначе компанию могут ждать штрафы от трудовой инспекции. А бывшему работнику придется выплачивать компенсацию.

Самое распространенное основание для увольнения — увольнение по собственному желанию.
  1. В графе «№ записи» проставляентя порядковый номер записи.
  2. Дата.
    Дата увольнения указывается арабскими цифрами.
    Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
  3. В графу 3 вносится запись об увольнении с указанием причин.
    А также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, на основании которой сотрудник уволен.
    Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса.
    Если по соглашению сторон, то ссылка будет на пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса.
  4. В графе 4 указывается номер и дата документа, на основании которого работника уволили.
    Обычно это приказ о расторжении трудового договора.
  5. При увольнении работника все записи, которые сделаны за время работы сотрудника в компании, заверяются печатью компании и подписью руководителя или другого лица, уполномоченного на это.
    Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.

 

 



Предположим, в трудовой книжке обнаружена неверная запись и теперь ее нужно исправить.
Но не спешите зачеркивать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают.
Единственно возможный вариант — это признать запись недействительной.
И только после этого внести новую.
  1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
  2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной.
    То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
  3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
  4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
  5. Правильную запись внесите в графу 3.
  6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.


см. "Инструкция по заполнению трудовых книжек"
см. "Соответствие серии трудовой книжки (вкладыша) году ее выпуска"

 

Примеры формулировок записей
при увольнении работников


Пункт и статья Трудового кодекса

Запись в трудовую книжку

Пункт 1 ст. 77 Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ст. 77 Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ст. 77
(по собственному желанию)
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ст. 77 Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу в Общество с ограниченной ответственностью "Каркас", пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 6 ст. 77 Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 7 ст. 77 Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ст. 77 Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ст. 77 Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем, пункт 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ст. 77 Трудовой договор прекращен в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом правил заключения трудового договора, пункт 11 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Статья 71 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 1 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 4 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт "а" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "б" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт "б" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения государственной тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения служебной тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "г" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы хищения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт "г" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы повреждения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт "г" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "д" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, повлекшим тяжкие последствия, подпункт "д" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, создавшим реальную угрозу наступления тяжких последствий, подпункт "д" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 7 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, что дало основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, пункт 8 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с принятием необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, пункт 9 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 10 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей, пункт 10 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ч. 1 ст. 81 Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с представлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 1 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с направлением работника на альтернативную гражданскую службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с неизбранием на должность, пункт 3 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 4 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, пункт 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 6 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с дисквалификацией, исключающей возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с лишением работника специального права на управление транспортным средством, что повлекло за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 9 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 10 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 10 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием незаконным решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 12 ч. 1 ст. 83 Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с приведением общего количества работников, являющихся иностранными гражданами, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 31.12.2008 N 1099, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

 

 

 


Copyright © Москва
Краткий Справочник Бухгалтера: сайт  КСБух
Рейтинг@Mail.ru